Coördineren van de procesoptimalisatie voor een project met veel externe partijen

Deze case in ’t kort

De klant: Een grote netbeheerder in de energiemarkt.

De uitdaging: Haperende processen met onvoorspelbare variabelen en externe stakeholders.

De aanpak: Coördineren en prioriteren van processen van meerdere parallelle projecten.

Het resultaat: Projecten zijn beter afgestemd op elkaar, waardoor ze efficiënter kunnen worden uitgerold. Ook is het inwerktraject van nieuwe collega’s beter uitgewerkt om toekomstige capaciteitsproblemen te voorkomen.

De uitdaging

Deze netbeheerder kwam op meerdere punten in dit proces handen tekort, hierdoor liep men achter de feiten aan in plaats van proactief te kunnen sturen. Vertragingen ontstonden daardoor al in een vroeg stadium. Het afstemmen wordt lastiger door de externe afhankelijkheden zoals het laten uitvoeren van bodemonderzoek of een haalbaarheidsstudie en contact met gemeente of provincie Tijdrovende, maar essentiële stappen waar snel vertraging bij komt kijken.

Daarnaast zat er een aantal blinde vlekken in dit proces. Denk aan werkzaamheden die op automatische piloot uitgevoerd werden, maar waarvan het resultaat vervolgens niet opgepakt werd. Aan ons de taak om daar structurele oplossingen voor te zoeken.

De aanpak

Stap 1: het prioriteren van alle taken. Daardoor kreeg het team inzicht in welke taken waarde toevoegden of juist overbodige gewoontes waren geworden. De volgende stap was achterhalen wat de vertragingen veroorzaakte. De eerste horde moest meteen bij het opstarten van de projecten genomen worden; de sales en administratie afdeling kwam mensen tekort. Projecten bleven te lang bleven voor ze werden opgepakt. Hierdoor verloor men ook het momentum en kregen andere werkzaamheden voorrang, zowel binnen als buiten de organisatie.

Op verschillende punten in het proces moest er samengewerkt worden met externe partijen. Om dat te laten slagen moet je anders gaan werken. Door rekening te houden met de nodige flexibiliteit (of juist het gebrek daaraan) kon er ruimte ingebouwd worden voor onvoorziene situaties. Want het bleek regelmatig voor te komen dat er mankracht van lopende projecten werd gehaald. Door dit beter te managen werd er meer duidelijk over beschikbare capaciteit. En daardoor konden projecten preciezer worden gepland.

Het resultaat

Alle achterstanden zijn weggewerkt, de herkomst van veel problemen is blootgelegd en zelfs opgelost. Het eindresultaat is dat de klant het proces gemakkelijk kon overnemen. Er bleven minder variabelen bleven omdat de onnodige handelingen gefilterd zijn. Voor dit proces hebben we een duidelijke werkhandleiding geproduceerd, waardoor de werkzaamheden intern kunnen worden opgepakt en het capaciteitsgat structureel gevuld kan worden. Zo konden we voorkomen dat de klant opnieuw in dezelfde situatie zou belanden.

“Het was heel interessant om vanuit alle verschillende vakgebieden te leren hoe ons stroomsysteem in elkaar zit. Er komt meer bij kijken dan je zou denken. Het is een complex netwerk van ontwerp, financiering, vergunningen tot aanleg. In deze opdracht heb ik geleerd met betrokken engineers, gemeenten, landelijke netbeheerder en opzichters in gesprek te gaan en tot oplossingen te komen die voor alle partijen wenselijk zijn.”

Heb je een vraag over deze case?

Wil je meer weten over deze uitdagende case? Laat het ons weten, dan vertellen we je er meer over.

Wil jij dit ook doen?

Heeft deze case je geïnspireerd en klinkt dit als een project waar jij ook je tanden in had willen zetten?

Dan vind je hier onze openstaande vacatures en wie weet schrijf jij de volgende case.