Procesautomatisering van een handmatig proces;
verhogen van de data-kwaliteit

Ook in de telecommarkt wordt steeds meer data verzameld, maar het verwerken van deze data is lastig als processen niet goed (meer) op elkaar aansluiten. Daarom moest het proces doorgelicht en geautomatiseerd worden. Ook moest de kwaliteit van de data geborgd worden. Onze data-analist ging aan de slag met procesautomatisering en met succes.

Deze case in ’t kort

De klant: Een Nederlands telecombedrijf met netwerken door heel het land.

De uitdaging: Om de explosieve groei in aansluitingen te kunnen verwerken, moest het proces waarmee de verhuur verrekeningen gedaan werden op de schop. De data-kwaliteit liet ook te wensen over.

De aanpak: Het huidige proces is in kaart gebracht en vervolgens hebben we een proof-of-concept gemaakt. Daardoor werd inzichtelijk hoe de handmatige processen geautomatiseerd en de data-kwaliteit verhoogd kon worden.

Het resultaat: Een met succes volledig geautomatiseerd proces waarmee ook de data-kwaliteit in de netwerkadministratie beter wordt gemonitord. Daarmee is het proces klaar voor de toekomst.

De uitdaging

Het netwerk van dit Nederlandse telecombedrijf wordt ook verhuurd aan andere partijen, zodat zij hun diensten aan kunnen bieden aan particulieren. Voor de verhuur van deze kabels worden kosten in rekening gebracht die maandelijks gefactureerd worden aan de betreffende huurder van het netwerk. Het proces voor het verrekenen van die huur was een handmatig proces. Met de alsmaar groeiende hoeveelheid data (lees: het groeiend aantal aansluitingen) was dat onbegonnen werk. Onnodig arbeidsintensief en bovendien foutgevoelig. Door deze werkwijze had de klant ook geen inzicht in het verloop van het proces en was lastig te controleren wat er nou precies gefactureerd werd.

De aanpak

De vraag naar automatisering van het verrekening proces ontstond door de explosieve groei in aansluitingen. Daarom leverden we een data-analist om dit proces te automatiseren en de data-kwaliteit te monitoren.

Als je niet snapt hoe het huidige proces verloopt, kan je het ook niet verbeteren. Door eerst de huidige processen in kaart te brengen, werd duidelijk waar de bottlenecks zaten. Zo werd het proces erg ingewikkeld door het gebruik van veel verschillende bronnen. Daarna keken we naar de data-kwaliteit in de netwerkadministratie. Door de almaar groeiende hoeveelheid data die erbij kwam, was het nog belangrijker om dit prioriteit te geven. Door de groei zorgde elke kleine afwijking in de data-kwaliteit tot steeds hogere aantallen.

We maakten een proof-of-concept in een PowerBI rapportage, waardoor inzichtelijk werd wat er moest gebeuren om de data-kwaliteit te monitoren en verhogen én daarnahet verrekening proces te automatiseren. Vervolgens hebben we dit geïmplementeerd. In dit nieuwe proces hebben we ook een check ingebouwd om fouten in de data sneller te onderscheppen, zodat de datakwaliteit op peil blijft.

Het resultaat

Op basis van de PowerBI rapportage is het proces geautomatiseerd waardoor er veel minder handmatige verwerkingen nodig zijn en er minder fouten worden gemaakt. Ook heeft onze aanpak ervoor gezorgd dat er meer aandacht is voor data-kwaliteit binnen de organisatie.

Ik kreeg alle vrijheid en vertrouwen van de opdrachtgever om data vraagstukken op- en aan te pakken. Hierdoor leer ik heel veel en kan ik snel resultaat boeken. Het is een leuke en dynamische organisatie, waarbij je met veel verschillende mensen met verschillende achtergronden en expertises samenwerkt. Dat vult elkaar mooi aan.