Een Treasury Management System opzetten voor een energieleverancier

Functioneel inzichtelijk maken van de noodzakelijke procesuitbreidingen en proceslogica.

Deze case in ’t kort

De klant: Een Nederlandse Energieleverancier.

De uitdaging: Om aansluiting te hebben op het nieuw te implementeren Treasury Management System moesten huidige processen omgebouwd en uitgebreid worden.

De aanpak: Met de agile methodiek zijn features en user stories uitgewerkt, en deze samen met het agile scrumteam gerealiseerd.

Het resultaat: Een succesvol geïmplementeerd en werkend Treasury Management Systeem waar diverse soorten bankbestanden automatisch in kunnen worden verwerkt.

De uitdaging

Dat ging voornamelijk om geautomatiseerde processen. In- en excasso betaalbestanden werden via een geautomatiseerd proces tussen een externe billing partner en de bank uitgewisseld. Daarnaast werden via dit proces ook bankbestanden verstuurd voor de reconciliatie tussen de klant en de energieleverancier.

De Energieleverancier wil in één systeem inzicht hebben in liquiditeit, cashflow en forecasting, en ook bank- en betaalbestanden kunnen uitwisselen. Daarmee ontstond de wens om een Treasury Management Systeem (TMS) te implementeren. Dit betekende dat de bankbestandenprocessen omgebouwd en uitgebreid moesten worden, zonder risico op onderbreking van de dagelijkse operatie in de huidige en toekomstige situatie.

De aanpak

De beste aanpak voor een project op deze schaal is een agile manier van werken. Het startpunt is het helder krijgen van de initiële klantvraag, en hier gaandeweg op uitbreiden. Zodra we daar een goed beeld van hebben duiken we de diepte in.

Eerst definiëren we de grotere brokken werk als “features”, en schrijven daaronder de functionele omschrijving van de klantvragen in user stories.
We stellen de acceptie criteria voor de stukken werk op: wanneer accepteren we dat dit stukje functionaliteit volgens de afgesproken criteria is opgeleverd?
Dan schrijven we de tests, in dit geval aan de hand van de Gherkin methode die gebruikt wordt voor behavior driven development.
Daarna het voorbereiden en begeleiden van de gebruikers acceptatie tests
Tot slot het begeleiden van de Go-live

Het resultaat

Met de implementatie van het TMS systeem, zijn de aangepaste bankbestandenprocessen live gegaan. Omdat dit “postbodeproces” logica bevat die bestandslocaties en bestandstypen herkent, worden de diverse bestanden automatisch en tijdig verstuurd naar of opgeslagen op de relevante plek. Dit kan bijvoorbeeld een interne schijf zijn ter archivering, het TMS systeem of de externe billing partner.
In het proces van ontwikkelen, testen en live brengen zijn de belanghebbenden actief betrokken.
Door die nauwe samenwerking is het opgeleverde werk succesvol in gebruik genomen.

“Ik vond de samenwerking met het team leuk, om de behoeften van de klant zo goed mogelijk te realiseren door onze processen van slimme logica te voorzien. Het agile werken en het begeleiden van gebruikers acceptatie tests en de go-live paste goed bij dit project en heeft gezorgd voor draagvlak. Ook het gaandeweg uitbreiden van onze kennis over de diverse bestandstypen en hun relevantie was interessant.”