Meetdata, bigdata, data-science. Data wordt binnen bedrijven alleen maar belangrijker. Het wordt gebruikt voor allerlei soorten doeleinden binnen een bedrijf. Zo ook bij een van onze opdrachtgevers. Bij deze klant hebben onze data-analyses geleid tot inzichten waarmee we verschillende risico’s konden verminderen. Het blijft moeilijk, want procesverbetering is pas mogelijk als de daadwerkelijke processen blootgelegd zijn én als projectmanagement goed loopt.

Gedurende zeven maanden werkte collega Wilco als projectmanager aan een project met betrekking tot het verminderen van risico’s binnen bepaalde processen. Deze risico’s ontstonden door verschillen tussen meerdere systemen van de klant.

Het probleem

Binnen de afdeling waar Wilco werkzaam was gebruikte de klant twee verschillende systemen. In het ene systeem werd door de accountmanagers aangegeven hoeveel gas of elektra er was verkocht aan een klant. De hoeveelheden die ingekocht werden op de energiemarkt kwamen echter uit een ander systeem. Toen bleek dat er verschillen zaten tussen beide systemen, werd ook zichtbaar dat hiervoor nog geen controlesysteem bestond.

Het risico wat hierbij optreed is dat er te laat energie word ingekocht. Dat betekent dat er feitelijk sprake was van prijsspeculatie. De energieprijs kon op dat moment namelijk hoger zijn dan op het moment dat het verkocht was aan de klant. Hierdoor ontstond er een verschil tussen wat er gefactureerd werd aan de klant en de prijs waarmee iets werd ingekocht. De klant liep daardoor een groot risico.

De oplossing

Door hands-on aan de gang te gaan met de collega’s van verschillende afdelingen kwam er al snel een goed lopend project op gang. We hebben gedegen projectmanagement geleverd in samenwerking met een aantal Business Intelligence specialisten. Zo werden in totaal zeven verschillende Power BI rapportages opgezet en verschillende software systemen met elkaar vergeleken. Vervolgens werden alle afwijkingen bekeken door de personen die daarvoor verantwoordelijk waren. De ontwikkeling van deze rapportages hielp bij de implementatie bij de business. Op deze manier werd het risico verlaagd. De databronnen van de verschillende systemen werden daarna nog gebruikt voor het managen van risico’s. Door een uitgebreid ingestoken kwaliteitsborging was de klant in staat om verdere risico’s te voorkomen en werd het project als groot succes afgerond.