In bijna 3 jaar tijd heb ik bij Joulz mogen bijdragen aan uiteenlopende opdrachten. Bij de start lag de focus op contract- en dataopschoning, waarna ik een aantal maanden heb meegedraaid in de reguliere business. Met de ervaring die ik in die rol heb opgedaan, ben ik daarna aan de slag gegaan als projectleider voor de uitfasering van jaarlijkse handopnames in het G2C segment. Heel divers dus, maar in dit artikel wil ik het hebben over mijn laatste rol. Vanaf eind 2019 was ik namelijk als Business Owner betrokken bij het overzetten van de facturatie naar het nieuwe ERP-systeem.

Waarom een ERP-systeem?

Deze verandering werd in gang gezet doordat Joulz halverwege 2019 door netbeheerder Stedin is verkocht aan de Britse investeringsmaatschappij 3i Infrastructure. De belangrijkste verandering als gevolg van deze overname was de IT-Carve-Out, het ‘losmaken’ van Joulz als bedrijfsonderdeel van Stedin. Het in eigen beheer brengen van de datastromen en systemen werd daarmee de laatste stap. Op zichzelf al een flinke klus, maar Joulz wilde van de gelegenheid gebruik maken en direct meerdere systemen samenvoegen in één nieuw ERP-systeem. Denk aan bedrijfsprocessen zoals bijvoorbeeld HR, inkoop, CRM en een deel van de financiële administratie zoals crediteuren & facturatie.

Joulz koos ervoor deze systemen samen te brengen in Microsoft Dynamics, onder andere omdat het bestaande CRM-systeem daar al op draaide. Vanwege het aantal systemen dat gekoppeld moest worden, is vervolgens gekozen voor een maatwerk traject. Om dit goed te kunnen doen, moest de benodigde functionaliteit tot in detail uitgedacht worden. Hierbij is het van belang dat deze zo duidelijk mogelijk aangeleverd worden aan het ontwikkelteam. Vanuit mijn eerdere functies ben ik daarvoor naar voren geschoven als Business Owner.

Mijn rol als Business Owner

Binnen deze functie was ik in eerste instantie verantwoordelijk voor het opstellen van de specificaties en requirements voor het onderdeel facturatie. Om dat proces te optimaliseren hield ik het gesprek op gang tussen de Business en IT. Een positie waarin je continu naar de gulden middenweg aan het zoeken bent en heldere communicatie erg belangrijk is.

In een latere fase heb ik ook bijgedragen aan het testen van het systeem en de koppelingen. Daar had ik nog niet bijzonder veel ervaring mee, waardoor ik in deze periode veel geleerd heb over de testfase en het belang ervan. Ook wordt het belang van heldere specificaties en requirements een stuk tastbaarder wanneer je betrokken bent bij het testen. De laatste fase van deze opdracht heb ik collega’s van Joulz mogen begeleiden bij het gebruik van het systeem. Ook dit was zeer leerzaam omdat je een stap terug moet nemen, juist omdat je het systeem door en door kent uit de eerdere fasen.

Om Joulz mee te maken in de dynamiek waarin het bedrijf zich bevindt, was heel interessant. Tijdens mijn opdrachten bij Joulz heb ik veel geleerd over de kenmerkende processen die horen bij een meetbedrijf en Microsoft Dynamics, waar het ERP-systeem van Joulz voortaan op draait. Daarnaast kan ik zeggen dat ik veel inzicht heb ontwikkeld in de processen en vooral ook de onderliggende behoeften van meetbedrijven. Kennis die ik de komende maanden mag gaan inzetten bij mijn volgende opdracht.