In januari 2020 hebben we weer een mooie opdracht met succes afgerond. Het functioneel beheerteam op het zakelijke domein van een grote energieleverancier werkt nu nog efficiënter! Zij werken volgens de Agile Scrum-methodiek, maar bijbehorende principes werden nog niet structureel gehanteerd.

Het team in kwestie is zelfsturend en bestaat uit zes algemene teamleden en een product owner. Een aantal zaken binnen het team had verbetering nodig. Samen met het functioneel beheerteam zijn vier van onze consultants begonnen aan het verbeteren van:

• Het structureel hanteren van Agile Scrum-methodiek;
• Het aanbrengen van focus op de sprintplanning;
• Het vergroten van zichtbaarheid binnen de organisatie.

Los van deze punten is er ook nog gewerkt aan een aantal andere projecten, zoals test-automatisering en de coördinatie van verscheidene UMAX-releases. Tevens hebben wij geholpen bij dagelijkse operationele werkzaamheden en bij werkzaamheden gerelateerd aan de jaarovergang.

Structureel hanteren

Ondanks dat het team bekend is met het werken via de Agile Scrum-methodiek werden deze in de praktijk zelden gehanteerd. De waan van de dag gooide hier vaak roet in het eten. Binnen het team hebben we gewerkt aan een aantal randvoorwaarden die passen bij de gekozen methodiek. Zo hebben we een Daily en Retrospective geïntroduceerd. Ook een Refinement met de hoofdgebruikers vanuit de business hebben we met succes ingevoerd.

Dit vraagt niet alleen om een bepaalde mate van discipline van het team, maar ook om een veilige omgeving waarin teamleden elkaar durven aanspreken. Stap-voor-stap ging dit beter. Op den duur ervaarde het team de voordelen van de structuur die wij hebben aangebracht. Alle onderdelen van de Agile Scrum-methodiek werden steeds beter en efficiënter uitgevoerd. Het team is hierdoor een stuk volwassener geworden.

Sprintplanning

Er miste echter niet alleen structuur in de methodiek bij het functioneel beheerteam. Nieuwe verzoeken vanuit de business kwamen niet via de afgesproken weg bij het team terecht. Het team pakte deze verzoeken echter wel direct op. Deze werkwijze ging ten koste van de focus op de sprintplanning.

Om dit te verbeteren hebben we met elkaar duidelijkheid gecreëerd in de verdeling van de taken. Samen hebben we de verantwoordelijkheden van elk teamlid en de product owner opnieuw vastgesteld. Belangrijk hierbij was dat het team leerde om vaker nee te zeggen tegen verzoeken die niet via de juiste weg worden ingediend. Dit heeft geleid tot meer structuur en een betere focus op de sprintplanning. Bovendien is er gewerkt aan wederzijds realistische verwachtingen. nu wordt de juiste business value aan de organisatie geleverd en is de velocity van het team vele malen hoger.

Zichtbaarheid

Bij veranderingen zat het team vaak aan het einde van de keten. Zij werden pas aangehaakt wanneer veranderingen al volledig uitgedacht waren en de implementatiefase gestart werd. Het team mistte hier inspraak in de inhoudelijke uitwerking van oplossingen terwijl zij hier wel mee moeten werken. Werkzaamheden waren hierdoor lastig in te plannen.

Om dit op te lossen is de situatie besproken met alle stakeholders. Onderling hebben zij dit opgepakt en verbeterd. Het team wordt voortaan aangehaakt aan het begin van een verandertraject in plaats van pas bij de implementatie.

De Retrospectives die we eerder geïntroduceerd hebben zijn hierbij heel waardevol geweest. Er was een vertrouwelijke en integere sfeer gecreëerd waardoor teamleden zich veilig genoeg voelden om ongenoegen te uiten. Doordat het bespreekbaar was, kon men samen zoeken naar concrete oplossingen. Dit leidde tot oplossingen die voor eenieder direct en praktisch uit te voeren waren.

Aan het einde van deze opdracht hebben wij een duidelijke structuur achtergelaten. De Agile Scrum werkwijze werd goed geadopteerd. Voor het team is dit de basis voor een efficiënte en veilige werkomgeving.

Wij willen alle betrokkenen, en met name alle leden van het genoemde functioneel beheerteam, bedanken voor de prettige en zeer succesvolle samenwerking!