Klantcase Robin Energie

Auteur: Ciratum

Robin Energie is er voor bewindvoerders en budgetbeheerders. Het klantenbestand bestaat dan ook (uitsluitend) uit klanten die onder bewind vallen maar nog altijd recht hebben op hun primaire levensbehoefte: het gebruik van energie.

Hoe is Robin Energie terecht gekomen bij Ciratum?

Begin 2015 heeft een systeemmigratie plaatsgevonden naar RevenueManager van Excelergy. Eind 2016 heeft Robin Energie voor het eerst kennis gemaakt met Ciratum in de vorm van ondersteuning voor deze nieuwe software. Bij Ciratum werken consultants die ook veel kennis hebben van de producten van Excelergy en dus was het contact snel gelegd. De eerste support heeft geresulteerd in een tweede kennismaking met nog eens twee consultants van Ciratum bij Robin Energie.

De probleemstelling

Vanwege de uitgevoerde migratie van het klantenbestand in 2015 werd in januari 2017 door de debiteurenafdeling geconstateerd dat er een te groot openstaand saldo was ontstaan. Deze achterstand had voornamelijk te maken met het boekjaar 2015 waarbij tot dan toe nog een aantal klanten een openstaand saldo had, terwijl deze klanten Robin Energie op dat moment al hadden verlaten. Aangezien de termijn verstreken was waarop saldi vereffend mogen worden, dienden deze openstaande klantsaldi te worden verrekend in de financiële administratie.

Hulpvraag Robin Energie

Vanwege bovenstaande probleemstelling heeft Ciratum samen met Robin Energie de specifieke wensen en behoeften in beeld gebracht en een oplossing ontwikkeld waarbij deze saldi volledig geautomatiseerd en gesplitst vereffend werden in de financiële administratie met tegelijkertijd op de achtergrond verrekening met derden. Het doel was om dit alles te realiseren in een periode van 4 weken zodat er over het boekjaar 2015 geen openstaand klantsaldo meer zichtbaar zou zijn. Dit om te voorkomen dat er een onjuist beeld zou ontstaan op het moment dat de totale balans in kaart gebracht zou worden.

Testen

De consultants van Ciratum nemen met zich mee dat zij een hands-on mentaliteit hebben en de schakel kunnen zijn tussen de verschillende afdelingen binnen organisaties. Door het gebruik van verschillende resources en het OTAP (Ontwikkeling, Test, Acceptatie & Productie) principe is geprobeerd het beoogde doel te realiseren. Dit houdt in dat de afdeling databeheer de geautomatiseerde oplossing ontwikkeld heeft. Daarna is er op 3 opeenvolgende databases getest wat de impact was van het vereffenen van een klantsaldo volgens de vooraf ingestelde ratio’s.

Resultaat

De inzet en de aanpak door de consultants van Ciratum heeft ervoor gezorgd dat de jaarrekening alsnog volledig is geaccordeerd conform geldende richtlijnen.
Al met al is bovenstaande case een leuke opdracht geweest en geeft goed weer wat de consultants van Ciratum voor marktpartijen in de energiesector kunnen betekenen.

Quote Ronald Ruskauff, directeur Robin Energie:

“Door de technische en functionele kennis van de applicatie die de Ciratum consultants met zich meebrengen, hebben zij een bijdrage geleverd bij het leggen van de fundamentele basis voor Robin Energie.”