Waarom Business IT alignment succes vergroot

Waar business en IT in theorie samenwerken aan het succes van organisaties lijkt hun samenkomst in de praktijk vaker een belemmering. IT kost te veel en levert te weinig op. Business vraagt het onmogelijke en brengt de stabiliteit van systemen in gevaar. Onbegrip, irritatie en een eilandjescultuur kenmerken de samenwerking. Business IT alignment bewijst zijn waarde door de werelden van business en IT samen te brengen. Om te begrijpen wat die waarde is, analyseer ik (hier en daar wat gechargeerd) waar het aan ontbreekt als die alignment er niet is.

Zichtbaar gebrek aan Business IT alignment

De gevolgen van gebrek aan afstemming tussen business en IT zijn duidelijk herkenbaar. Denk aan systemen waarop incidenten talrijk zijn doordat te vaak gekozen is voor een ‘quick and dirty’ oplossing. Aan de beheersbaarheid van systemen wordt in die gevallen voorbij gegaan. Of neem de introductie van nieuwe software functionaliteit waar IT veel werk in heeft gestoken, maar die nooit in gebruik wordt genomen.

Wil je meer weten over dit artikel?
Neem dan contact op met Roy.

Dan weet je: er gaat iets mis in de afstemming tussen business en IT. Twee partijen die oogkleppen op kunnen hebben voor elkaar en daardoor, ondanks goede bedoelingen, niet weten hoe zij elkaar kunnen versterken. Deze gevolgen zijn direct en indirect te verklaren door verschillen in doelstellingen en agenda’s.

Twee verschillende achtergronden

Business afdelingen zijn meer op korte termijn georiënteerd. Bijvoorbeeld op een klant die binnenkort zijn contract wil verlengen of op de aankomende facturatierun. IT-afdelingen hebben (buiten break/fix werk) meer een lange termijn oriëntatie. Men is verantwoordelijk voor de stabiliteit van het IT-landschap en probeert dit gestaag mee te laten bewegen richting middellange termijn organisatiedoelen.  Dit verschil in focus kan botsen.  Business zoekt een oplossing die over 3 á 4 weken klaar is. IT wil tijd om een oplossing te kiezen die past binnen de IT-architectuur en toekomstvisie. Vaak eindigt zo’n discussie met een ogenschijnlijke winnaar en een verliezer met als mogelijke uitkomsten;

  • Een snelle oplossing met nadelige impact op systeemstabiliteit
  • Geen oplossing met negatieve business impact tot gevolg

Tel daarbij op dat medewerkers van de twee afdelingen van elkaar verschillen in kennis en in persoonlijkheid. Neem bijvoorbeeld iemand met een commerciële achtergrond. In de economische studie en op de sales- of marketingafdeling is geen woord besteed aan zaken als systeembeheer, softwareontwikkeling of test- en releasemanagement. Klantgerichtheid staat centraal, met de intentie om zo goed mogelijk (veranderende) klantwensen commercieel uit te nutten. Extraversie, presentatie skills en vasthoudendheid zijn hierbij waardevolle kenmerken.

Iemand met een IT-achtergrond heeft zich in studie en werk gericht op softwareontwikkelingsmethodieken waarbij stabiliteit en ontwikkelbaarheid van de software belangrijk zijn. De klantwens staat lager op de prioriteitenlijst. Wanneer de klantwens duidelijk is (of lijkt) gaat de aandacht uit naar het op een goede manier bouwen van de juiste oplossing. Gewaardeerde kenmerken zijn oog voor detail, geduld en creativiteit.

Stel je het verschil in oordeel voor wanneer je met de ene of met de andere achtergrond kijkt naar die belangrijke klant die vanochtend opstond met de gedachte zijn factuurindeling per eerstvolgende factuur te willen wijzigen. Vanuit inhoudelijke gronden kom je met die zienswijzen tegengesteld uit in oordeel. Daarbij komt dat de personen die elkaar van deze oordelen moeten overtuigen qua persoonlijkheid ver van elkaar afliggen en in beider ogen kennis van zaken ontberen.

De optelsom van afwijkende doelstellingen, kennis en persoonlijkheden leidt er bewust en onbewust toe dat beide afdelingen elkaar uitsluiten. Business deelt goede ideeën niet met IT omdat ‘er toch nooit iets van komt’. IT neemt business wensen niet serieus, omdat zij ‘niet thuis geven wanneer er in oplossingen moet worden gedacht’. Dit is de kern die de noodzaak van Business IT alignment verklaart.

Luisteren, communiceren en begrijpen

Een mediator, zoals een Business Analist of Product Owner, kan de partijen helpen tot elkaar te komen. De belangrijkste eigenschappen voor die mediator zijn goed luisteren, communiceren en begrijpen. Goed luisteren levert niet alleen informatie en begrip op, maar zorgt ook voor goodwill bij de beluisterde partij. Informatie en begrip bij anderen creëer je met goede communicatie. De verschillende partijen krijgen begrip over het wat en waarom van elkaars en gezamenlijke zienswijzen, gebeurtenissen en besluiten.

Voor succesvolle Business IT alignment behoeft de laatste eigenschap, het begrijpen, extra aandacht. Hoe objectief je als professional ook probeert te zijn, niemand ontkomt eraan dat persoonlijke achtergrond je oordeel beïnvloedt. Wie hier niet bewust mee omgaat loopt in een valkuil van onbewuste bias die ten koste gaat van de balans tussen business en IT-belangen.

De perfecte balans hierin is een utopie. Door goede Business IT alignment is te realiseren dat beide partijen met enthousiasme en wederzijdse interesse samenwerken aan een succesvolle organisatie. Een organisatie waarin zowel business en IT-expertise worden ingezet om de beste besluiten te nemen in iedere situatie.

Contact

Kunnen wij helpen bij het invullen van een specifieke rol? Neem dan contact met ons op!

Vul het formulier hieronder in of bel met Stijn of Rudolf.